Dienstreisen
Themen und Zuständigkeitsbereiche
Bearbeitung von Anträgen auf Erstattung von Fahrt- bzw. Nebenkosten, die im Rahmen von Dienstreisen für die Uni Heidelberg entstanden sind, sowie für die Erstattung entstandener Kosten gemäß dem Landesreisekostengesetz (LRKG) und die Gewährung von Abschlagszahlungen (nur in Ausnahmefällen möglich!).
Bitte beachten!
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen ist immer der Sparsamkeitsgrundsatz zu beachten! "Dieser Grundsatz gebietet es, die Aufwendungen für eine Dienstreise so gering wie möglich zu halten" (§3 LRKG).
Um Ihnen und uns unnötige Rückfragen zu ersparen und eine zeitnahe Erstattung Ihrer Reisekosten zu ermöglichen, haben wir nochmals die wichtigsten Informationen bezüglich des Dienstreiseverkehrs und der damit verbundenen Reisekostenvergütung zusammengefasst. Eine vollständige Darstellung aller relevanten gesetzlichen Regelungen ist hier jedoch nicht möglich!
Ihre Ansprechpartner/innen:
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Verena Lukan Dienstreisen aus Dritt- und Institutsmittel für die
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Tel.: +49 6221 / 54-3144 verena.lukan@zuv.uni-heidelberg.de Sprechzeiten: |
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Oxana Gansjuk Dienstreisen aus zentralen Mitteln Dienstreisen aus Dritt- und Institutsmitteln für
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Tel.: +49 6221 / 54-3143 Sprechzeiten: |
Wichtige Formulare:
Wissenswertes zum Thema Dienstreisen
Allgemeine Hinweise:
Die entstandenen Kosten einer dienstlichen Reise werden dem Antragsteller gemäß Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet. In Ausnahmefällen kann vorab eine Abschlagszahlung auf die zu erwartende Reisekostenvergütung gewährt werden.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen ist immer der Sparsamkeitsgrundsatz zu beachten! "Dieser Grundsatz gebietet es, die Aufwendungen für eine Dienstreise so gering wie möglich zu halten" (§3 LRKG).
Um Ihnen und uns unnötige Rückfragen zu ersparen und eine zeitnahe Erstattung Ihrer Reisekosten zu ermöglichen, haben wir im Anhang nochmals die wichtigsten Informationen bezüglich des Dienstreiseverkehrs und der damit verbundenen Reisekostenvergütung zusammengefasst. Eine vollständige Darstellung aller relevanten gesetzlichen Regelungen ist hier jedoch nicht möglich!
Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter/innen der Reisekostenstelle.
Anhang:
1.) Antragsverfahren
3.) Tage- und Übernachtungsgeld / Hotelkosten
4.) Nebenkosten
5.) Checkliste für die Abrechnung von Dienstreisen
6.) Bahncard
7.) Ausschlussfrist
Kosten, die bei der Benutzung von Regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel, Privatfahrzeugen oder Flugzeugen entstehen, können hier aufgeführt werden.
Privatfahrzeug
Der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln sollte der Vorzug gegeben werden. Aus Sicht des Reisekostenrechts ist die Wahl des Beförderungsmittels zwar freigestellt, doch bleibt es dem Dienstvorgesetzten vorbehalten die Benutzung eines bestimmten Beförderungsmittels anzuordnen.
Liegen bei Dienstreisen für die Benutzung eines Privatfahrzeugs triftige Gründe vor, z.B. Mitnahme von Geräten oder umfangreichen Akten, Mitnahme von Angehörigen der Universität Heidelberg, so wird als Auslage eine Wegstreckenentschädigung von 25 Cent/km gewährt. Ohne Angabe von triftigen Gründen beträgt die Wegstreckenentschädigung 16 Cent/km. Die Entschädigung erhöht sich bei der Mitnahme von Dienstreisenden um 2 Cent/Person.
Bahnfahrten
Es werden die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Die Kosten der 1.Klasse sind erstattungsfähig, wenn die einfache Entfernung mehr als 100km beträgt.
Reservierungen für Liege-, bzw. Schlafwagen sind nicht erstattungsfähig. Diese Kosten sind durch das Übernachtungsgeld bereits abgedeckt.
Änderung bei Fahrkartenbestellungen über die Deutsche Bahn AG:
Da die DB ab 01.07.2011 Bestell- und Rechnungsentgelte einführt, weisen wir darauf hin, dass aus Kostengründen künftig auf jegliche Rechnungsstellungen durch die Deutsche Bahn verzichtet werden soll.
Stattdessen können folgende Möglichkeiten genutzt werden:
- Buchung über Onlineportal der DB (Vorabzahlung mit der privaten Kreditkarte)
Die Anmeldung zum Onlineportal erfolgt durch eine formlose E-Mail an die Reisekostenstelle. - Kauf der Fahrkarte am Schalter (Vorkasse) mit Firmenkundenrabatt
- Kauf der Fahrkarten direkt am Automaten
- Buchungen über Vertragsreisebüro Reeg, Stuttgart, auf Rechnung (Sonderkonditionen)
► mehr : Rundschreiben vom 30.06.2011
Taxi
Taxikosten bedürfen vor allem im Inland einer Einzelfallprüfung. Keine Gründe für die Benutzung sind z.B.:
1.Ortsunkenntnis
2.Hotel kann nicht direkt erreicht werden, der Bedienstete muß noch eine Strecke zu Fuß gehen.
Die Taxibenutzung im Inland ist in jedem Fall zu begründen! Bei Taxifahrten im Ausland sind die Besonderheiten des Gastlandes zu berücksichtigen. Die triftigen Gründe müssen aber auch hier in der Reisekostenabrechnung dargelegt werden.
Flugzeug
Kosten für die Benutzung eines Flugzeuges können erstattet werden, wenn die Benutzung dieses Beförderungsmittels aus besonderen dienstlichen Gründen erforderlich ist.
Mit dem Antrag auf Reisekostenerstattung sind immer die Original-Flugtickets bzw. die Boarding Card oder bei Internetbuchungen ein entsprechender Ausdruck der Buchung beizufügen.
Tage- und Übernachtungsgeld / Hotelkosten
Das Tage- und Übernachtungsgeld für Reisen innerhalb Deutschlands wird nach folgenden Sätzen berechnet:
Tagegeld :
1.bei einer Abwesenheit von 24 Std. am Kalendertag: 24 Euro
2.bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Std., aber mindestens 14 Std. am Kalendertag: 12 Euro
3.bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Std., aber mindestens 8 Std. am Kalendertag: 6 Euro
Übernachtungsgeld und Hotelkosten:
Bei einer notwendigen Übernachtung wird eine Pauschale von 20 Euro gewährt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher, werden Sie erstattet (=Mehrbetrag zum Übernachtungsgeld), soweit sie unvermeidbar waren. Die Höhe der Hotelkosten ist dabei immer zu begründen!
Handelt es sich bei den Hotelkosten um reine Übernachtungskosten (ohne Frühstück), ist dies unbedingt auf dem Beleg zu vermerken!!
Hinweis zur Änderung der Mehrwertsteuer ab 01.01.2010:
Liegen die Kosten z.B. für ein Frühstück jedoch über dem Betrag von 4,80 €, dann werden diese Kosten vom evtl. zu gewährenden Tagegeld nicht abgedeckt. Insoweit kann die Änderung im Bereich der Mehrwertsteuer letztlich dazu führen, dass zukünftig Verpflegungskosten von den Dienstreisenden zu tragen sein werden, welche bei der bisherig üblichen Pauschalrechnung der Hotels erstattet werden konnten.
Auslandsreisen:
Bei Auslandsdienstreisen sind in der in der Verordnung des Finanzministeriums Baden-Württemberg (Auslandsreisekostenverordnung des Landes – LARVO)Pauschbeträge für jedes Land gemäß der Länderliste festgelegt. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung des Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeldes.
Das Auslandstagegeld wird wie das Inlandstagegeld nach der Dauer der
Abwesenheit gestaffelt.
Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht als Fahrkosten, Tagegelder, Übernachtungsgelder zu erstatten sind, werden bei Nachweis als Nebenkosten ersetzt.
Nebenkosten sind zum Beispiel:
- Post-, Telegramm-, Fernsprechgebühren, die durch die Ausführung des Dienstgeschäfts entstanden sind
- Parkgebühren, wenn das Kfz aus triftigem Grund benutzt wurde
- Teilnahme- bzw. Registrierungsgebühren für Konferenzen oder Tagungen
Keine Nebenkosten sind u.a. Auslagen für
- die übliche Reiseausstattung
- übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
- Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
- der Abschluß einer besonderen Unfall- Reiserücktritts- oder Krankenversicherung
Checkliste für die Abrechnung von Dienstreisen
Wenn Sie eine Dienstreise abrechnen wollen, beachten Sie bitte folgende Punkte:
- Die Reisegenehmigung liegt der Abrechnung bei
- Alle Originalbelege (Fahrkarten, Rechnungen, etc.) liegen der Abrechnung bei
- Sie haben die evtl. hohen Übernachtungskosten begründet
- Waren die Kosten für das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten?
- Hatten Sie evtl. sonstige unentgeltliche Verpflegung?
- Sie haben die Taxibenutzung begründet
- Alle Verpflegungsbelege liegen der Abrechnung bei (nur für Mitarbeiter des ZMBH)
- Waren die nachgewiesenen Telefonkosten dienstlich oder privat?
Anmerkung: Bei einer mehrtägigen Dienstreise muss neben dem Formular "Reisekostenrechnung" und der Reisegenehmigung ein Nachweis (z.B. Tankbeleg, Hotelrechnung, Teilnahmebestätigung des Veranstalters o.ä.) erbracht werden, dass der Reisende tatsächlich am Veranstaltungsort war!
Die Erstattung der BahnCard ist gesondert zu beantragen. Eine Abrechnung innerhalb der Laufzeit ist jedoch erst möglich, wenn die vollen Kosten eingespart wurden. Dabei können nur Einsparungen für abgerechnete Reisen angerechnet werden!
Wer innerhalb der Gültigkeitsdauer der BahnCard/Rail+Plus nicht die vollen Anschaffungskosten einspart, erhält eine Erstattung in Höhe der Teil-Ersparnis. Diese kann jedoch erst nach Ablauf der BahnCard beantragt werden!!
Die Erstattung erfolgt bei der Reisekostenrechnung, bei der anhand von Kopien früherer Reisekostenrechnungen die Einsparung nachgewiesen wird. Zusätzlich muss dieser Abrechnung eine Kopie der BahnCard/Rail+Plus beigefügt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Antrag folgende Unterlagen bei:
1.) BahnCard ist noch nicht abgelaufen:
- Kopie der BahnCard
- Kopien der Bahntickets
- Die Kopie der Reisekostenrechnung(en) für die Reise(n), bei denen Einsparungen geltend gemacht werden können (Ist keine Kopie mehr vorhanden genügt ausnahmsweise auch die Kopie der Fahrscheine)
2.) BahnCard ist bereits abgelaufen:
- Die BahnCard im Original
- Kopien der Bahntickets
- Die Kopie der Reisekostenrechnungen
Reisekostenabrechnungen aller Art müssen innerhalb einer Ausschlußfrist von 6 Monaten der Beschäftigungsbehörde (Universitätsverwaltung, Abt. 5.1) vorliegen.
Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.
