Regeln für dezentrale Beschaffungen der Universität Heidelberg

Es gelten die Vorgaben des Beschaffungshandbuchs.

Beschaffungen der Universität erfolgen grundsätzlich durch das Sachgebiet Beschaffung, es sei denn, sie sind für die dezentrale Beschaffung freigegeben.

Was darf dezentral beschafft werden?

• Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen bis unterhalb 5.000 Euro netto („Direktauftrag“).
  Bei Beschaffungen aus Drittmitteln kann in den konkreten Vorgaben des Drittmittelbescheids ein abweichender Grenzwert für die Anwendung eines Direktauftrags vorgeschrieben sein, ggfs. nur bis zu einem geringeren Auftragswert. Häufig wird dabei auf die UVgO verwiesen, die eine Grenze von 1.000 Euro vorgibt.
• Beschaffungen aus freigegebenen Verträgen das Sachgebiet Beschaffung (Rahmenvereinbarungen, Wartungsverträge…) bis 30.000 Euro netto.
• Beauftragung von freiberuflichen Leistungen, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
• die Beauftragung erfolgt an eine Einzelperson (inkl. GbR. und OHG),
• einmalig p.a. und
• entspricht lediglich einer Dauer von bis zu einem Monat (Zeitraum der Leistungserbringung).
• Bei Beauftragungen von Firmen (mit Firmierung im Namen, z.B. GmbH, AG und KG) ist die Beauftragung unter 1.000 € netto, auch ohne die genannten Voraussetzungen möglich.

Wie läuft die Beschaffung ab?

• Direktauftrag:
  Ein Direktauftrag erfordert eine Markterkundung. Diese kann beispielsweise online, telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden.
  • Ausnahme: Für Beschaffungen bis unterhalb 1.000 EUR netto (Bagatellgrenze) ist keine Markterkundung erforderlich.
  • Die Grundlage ist jeweils der Wert einer Beschaffung, nicht beispielweise der Wert der jeweiligen Einzelposition.
  • Bei Beschaffungen im IT-Bereich sind die Vorgaben des Universitätsrechenzentrums zu beachten.
     
• .Beschaffungen aus laufenden Verträgen:
  Die Verträge, deren Konditionen sowie die Beschreibung des jeweiligen Bestellablaufs sind auf den Seiten des Sachgebiets Beschaffung  aufgeführt.
   
• Beauftragung von freiberuflichen Leistungen:
  Vor der Beauftragung ist bei Einzelpersonen (sowie GbR, OHG) zu prüfen,dass die in der Dokumentation genannten Punkte zutreffen. Die unterschriebene Dokumentation muss im Anschluss mit der Rechnung bei Abt. 4.3 eingereicht werden.

 Was muss im Anschluss an die Beschaffung beachtet werden?

• Grundsätzlich ist jede Beschaffung zu dokumentieren. Hierfür stellt das Sachgebiet Beschaffung eine Vergabedokumentation zur Verfügung.
  • Ausnahme: Für Beschaffungen bis unterhalb 1.000,00 EUR netto (Bagatellgrenze) ist keine Dokumentation erforderlich.
  • Beschaffungen, die durch das Sachgebiet Beschaffung erfolgen, werden zentral dokumentiert.
• Die Dokumentation ist Teil der zahlungsbegründenden Unterlagen und wird gemeinsam mit der Rechnung und der Auszahlungsanordnung bei der Finanzbuchhaltung eingereicht.
• Bei Beschaffungen aus Rahmenvereinbarungen geben Sie die Nummer des Vertrags auf der Dokumentation an. Sollte eine Rahmenvereinbarung nicht in der Aufstellung enthalten sein, kontaktieren Sie bitte die Beschaffung.
• Bei einer Markterkundung sind keine schriftlichen Dokumente vorgeschrieben (z.B. Angebote, Telefonnotizen oder Internet-Ausdrucke). Sofern vorhanden, können der Vergabedokumentation solche Anlagen beigefügt werden. Da bislang keine Erfahrungen mit dem Direktauftrag bei späteren Prüfungen vorliegen, wird empfohlen, solche begleitenden Dokumente aufzubewahren. Nach Einführung der E-Rechnung kann es zur eigenen Entlastung sinnvoll sein, solche Dokumente in das System hochzuladen. 
• Bei Beschaffungen im IT-Bereich wird empfohlen, die Bewilligung des URZ der Dokumentation beizufügen. (erforderlich für Hardware ab 2.500,00 € je Gerät und Software ab 50,00 € netto)
• Die Dokumentation wird von der Person unterschrieben, die die Markterkundung durchgeführt oder sie zur Durchführung delegiert hat.
• Bezieht sich eine Rechnung auf mehrere Bestellvorgänge, ist dies auf dem Dokumentationsformular anzugeben („Sammelrechnung“). Dies ist vergaberechtlich möglich, wenn sich aus der Natur des Geschäfts Einzelbestellungen ergeben. Die Splittung von Bestellungen ist nicht gestattet, um beispielsweise einen vergaberechtlich relevanten Schwellenwert zu unterschreiten.
• Bei wiederkehrenden Beschaffungen ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zu prüfen. Ansprechpartner hierfür ist das Sachgebiet Beschaffung.